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Sistema ERP (1 de 3)

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Razones para la Implementación de un Sistema ERP (1 de 3)

 

Implementar un sistema ERP tiene diversas razones de las cuales mencionaremos algunas. En la actualidad las empresas tienen la buena intención de incrementar el rendimiento operativo y administrativo, para lo cual, es necesario observar a quienes lo han logrado y cuáles han sido sus factores determinantes. Algunas empresas saben cómo hacerlo y algunas otras no tienen idea. Cualquiera que sea el caso, las empresas tienen en primera instancia dos opciones

  1. Crear un área de soporte y consultoría interna que les ayude a lograr los objetivos.
  2. Contratar una empresa consultora que les guíe en el proceso.

En ambos casos si no se cuenta con la experiencia necesaria para alcanzar los objetivos de crecimiento y un plan detallado de cómo lograrlo, se convertirá en un proceso frustrante que impactará negativamente al ánimo del personal en todas las áreas junto al despilfarro de dinero que bien podrá llevar a cancelar el proyecto mucho antes de ver la luz. Situación en la que no muchos gerentes se arriesgan a verse.

Estas situaciones de fracaso son conocidas y por lo tanto pueden ser evitadas; aunque la optimización de la empresa sea necesaria para asegurar un futuro saludable de la misma no muchos gerentes se arriesgan a iniciar siquiera el proceso de optimización o bien, toman caminos percibidos como “de poco riesgo” pero que de igual manera están destinados al fracaso por aspectos como:

  • Asignar a personal sin experiencia necesaria para liderar el proceso de consultoría.
  • Pensar en soluciones departamentales en vez de soluciones integrales que abarquen los procesos de toda la organización.
  • Adquirir software equivocado basado en precio.

La adquisición del software de gestión (ERP) equivocado suele ser uno de los errores graves que desencadena una serie de complicaciones durante el proyecto, información que no es fidedigna o no genera integración con la contabilidad: Si el equipo asignado al proyecto no está convencido de la integración operativa y administrativa, generarán extrema resistencia y fracasarán, si el equipo lo entiende pero no existe integración de la información de manera natural, generará problemas nuevos con más costos de los previstos.

Aún habiendo contratado un equipo de consultores externos, el proyecto depende de una implementación concreta y esto sólo es posible con la elección del software correcto que cumpla con especificaciones determinadas y se tenga la experiencia en proyectos de implementación similares que puedan garantizar el éxito del proyecto.

De la misma forma, algunos consultores se centran únicamente en la definición y desarrollo de procesos, inundan al personal con formularios y hojas para llenar con descripciones de las funciones de puesto, para terminar con una montaña de papeles descriptivos que se toman como fidedignos que en algunos casos, no se verifican contra lo real, es decir, contra la eficiencia y los objetivos departamentales y de la empresa.

Hay empresas que han decidido ir por “certificaciones” que garanticen la calidad y eficiencia de sus procedimientos, sin embargo también terminan en una montaña de papeles con una validación que deja mucho qué desear, el trabajo más profundo resulta de las recomendaciones del equipo de consultores que si bien suelen ser resultados inteligentes, no siempre están basados en hechos reales, cayendo en supuestos que el personal indica como reales o ideales, disfrazando la verdad y sesgándose de una optimización eficiente.

Quienes logran darse cuenta del error saben que lo que el empleado diga puede no ser verdad y sus historias dentro de la empresa pueden estar engrandecidas por que ¿quién no quiere verse bien? Entonces, ¿qué camino queda por tomar? La respuesta es la Sistematización de Procesos.

En la siguiente entrega hablaremos un poco más sobre la sistematización y los beneficios que se pueden obtener en una empresa sistematizada que integra la operación con la administración, convirtiendo la contabilidad en la receptora de la información desde su origen.

Nuestras soluciones abarcan las industrias de la Hotelería, Restaurantes y Distribuidores, nuestro Software ERP cumple con estas y otras características a las mencionadas.

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