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Sistema PMS o ERP (2 – 2)

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Integración, la evolución de un PMS a un ERP

Cuando hablamos de integración nos referimos a que los flujos de información puedan encaminarse hacia las diferentes áreas y departamentos de una empresa según lo requieran.

Desafortunadamente el concepto ERP ha sido “sobre utilizado” por empresas que por su afán de crear una imagen venden la idea de ser ERP sin serlo realmente, como es el caso de algunas empresas que venden paquetes contables.

Pero el corazón de este problema son los profesionales que no adquieren el conocimiento básico sobre la Integración y la sistematización de procesos, de hecho, es aquí donde surge el problema de la falta de Integración, y lo crean o no, el problema surge desde que están estudiando la Universidad, aprenden a usar un software y lo quieren usar toda la vida.

Por ejemplo, los contadores sólo buscan una solución para controlar la contabilidad aunque sea manualmente, como hojas de cálculo. Pareciera que al contador no le importa cómo se gestionará las reservas, los registros de huéspedes, las ventas del restaurante o de la tienda (Retail), sólo pide que le elaboren reportes manuales donde él reciba la información que ingresará a su contabilidad, él cree que su problema está resuelto.

En un hotel, el Jefe de reservaciones piensa igual, sólo quiere resolver su operación, control de reservas online, control de reservas telefónicas, control de reservas a diferentes tarifas y temporadas, lo cual le llevará a utilizar entre tres y cinco aplicaciones diferentes más los portales para la venta online.

El Jefe de Recepción, tiene la misma visión, él quiere controlar las llegadas, salidas y huéspedes en casa, controlar las cuentas de cada uno y la facturación, para ello utilizará al menos dos aplicaciones más las que deberá compartir con reservaciones como los accesos a las extranets para la venta online, considerando las hojas de cálculo para elaborar los reportes para contabilidad.

Para el Gerente de Alimentos y Bebidas también adquiere esa visión, entonces él ocupará un POS para los centros de consumo, un control de caja, un control de inventarios y un control de costos, en el mejor de los casos puede adquirir un paquete que incluya todo, pero desafortunadamente no es así, el inventario y los costos lo controlan con el paquete contable y lo demás con hojas de cálculo para elaborar reportes para el contador.

Y así mismo para todas las demás áreas que pueda tener el hotel, Eventos, Tours, Tiendas, Renta de Oficinas, SPA, etcétera. ¿Cómo resolver esto cuando los Jefes de cada área están sólo pensando en su requerimiento? La respuesta es pensar integralmente, es fácil decirlo, pero en la práctica no muchos logran hacerlo.

Es aquí donde conviene hacer una pausa y ver dónde comenzamos con este artículo, la idea era describir qué es un PMS, sin embargo en la actualidad ya no es factible sólo hablar del PMS, aunque se pueda obtener, aunque existan productos de este tipo en el mercado, la integración y la sistematización han abierto una puerta de eficiencia y competitividad que el PMS se ha convertido en un módulo más del ERP hotelero, de una solución integral, de un sistema de control de 360º.

Por eso que en Novohit hemos desarrollado una solución que integra a todos los departamentos como un sistema de producción de información en serie donde los flujos de información permiten que las gerencias puedan controlar la operación y la administración en tiempo real.Novohit ERPCómo se puede apreciar en la imagen anterior, la integración modular ha hecho evolucionar los sistemas a verdaderos ERP, donde se puede tener el control de las ofertas en el mercado de todos los canales (propios e intermediarios).

Podemos controlar las tarifas a través de derivaciones que permitan partir de una tarifa base y generar incrementos o decrementos por porcentajes o montos para cada tarifa, al mismo tiempo que se integra a los registros de agencias y empresas quienes pueden tener de manera ilimitada las diferentes tarifas y temporadas, con la finalidad de obtener la producción de cada agencia y empresa por medio de sus diferentes tarifas.

Toda esta información se va generando en serie, y llega automáticamente al módulo de Reservaciones sincronizando la disponibilidad, pagos y garantías mientras actualiza la disponibilidad real en todos los canales.

Cuando el huésped llega al hotel, el recepcionista sólo busca la reserva (sin importar por qué canal se generó ni cuándo, porque pudo haber sido unos minutos antes del arribo) y realiza el registro (Check-In) actualizando información relevante (forma de pago, datos del huésped, etc). Al asignarle su habitación el cliente cuenta con folio donde se realizarán cargos manuales y automáticos, con la posibilidad de abrir folios extras ilimitados que también podrán recibir cargos desde los diferentes puntos de ventas y ser facturados de forma independiente, o mandar a cuentas por cobrar desde donde se podrá gestionar la cobranza o incluso emitir facturas electrónicas y globales.

La vinculación existente con los módulos del Back Office se da de manera natural, el control del almacén es alimentado automáticamente por la operación de los puntos de venta y por los registros manuales que la operación demande.

En el caso de las cuentas por pagar, éstas son alimentadas por la recepción de facturas electrónicas que automáticamente cargan las deudas a los proveedores o incluso si un proveedor no existe lo crea y le registra la deuda correspondiente.

Todas esas deudas son pagadas desde el módulo de Tesorería desde donde se controlarán todas las cuentas bancarias que maneje el hotel, permitiendo cargar el estado de cuenta del banco y realizar la conciliación bancaria en poco tiempo. El registro de deudas y pago a proveedores es una labor de minutos.

Al final, la contabilidad se construirá gracias a esa vinculación natural entre todos los módulos, generando asientos contables automáticamente desde los módulos operativos, cumpliendo el IFRS y realizando los procesos de integración en informes financieros y contables, cumpliendo con la contabilidad electrónica para el caso de México.

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