PMS Software Hoteles

Sistema PMS o Sistema ERP (1-2)

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Sistema PMS

Un Sistema PMS Hotelero se conoce, de forma tradicional, como un sistema que permite realizar la operación del Frontdesk, es decir, realizar las tareas de Reservaciones, Check-In, asignación de habitaciones, control de tarifas, Cargos a cuentas de huéspedes y Check -Out.

Sin embargo las tecnologías han evolucionado junto con el mercado y los requerimientos fiscales exigidos por las autoridades en materia de facturación y contabilidad electrónica (en el caso de México), haciendo que esa forma tradicional del Sistema PMS evolucione integrándose con otras funciones de gestión y servicio al cliente adaptándose a las nuevas tendencias del mercado.

Los sistemas PMS, al igual que cualquier aplicación actual, debe ser concebida desde la funcionalidad para el usuario, no se trata de cumplir una serie de actividades sino de agregar valor al servicio o trabajo que el empleado está realizando, lo cual es la finalidad y objetivo del hotel.

Un buen sistema debe ser utilizado de forma intuitiva y práctica, al igual que la curva de aprendizaje debe ser corta y establecer las bases para la integración de personal nuevo a la operación del hotel; esto es la visión de sistematización largo plazo.

El uso de nuevas tecnologías favorecen lo mencionado arriba, pero también se produce un beneficio en los tiempos de instalación y arranque de operaciones con una nueva plataforma, permitiendo que las empresas comiencen a ver los beneficios de tener información en tiempo real desde el primer día de operaciones.

En algunos hoteles se piensa que una solución debe ser universal, es decir una solución para todos, otros creen que la solución debe ser personalizada, es decir una solución para cada uno; la realidad está muy lejos de ambos casos por diferentes razones, dos de ellas son:

No es posible tener la misma solución para todos, cuando todos operan de manera diferente y los hoteles tienen diferentes estructuras y servicios.
Complicado es tener una solución para cada cliente ya que tanto para el hotel como el servicio y soporte se vuelve un campo de altos riesgos y errores por no tener una normalización.
Esta visión sólo muestra los extremos, dejando los puntos intermedios a consideración de las empresas de TI donde cada uno explotamos lo que mejor sabemos hacer y generando diferenciación en el mercado.

Por ejemplo, en Novohit® hemos apostado a una solución integradora que va más allá del Sistema PMS con características escalables y modulares pero centrándonos en el ajuste por parámetros, es decir que la misma solución puede operar un hotel de 5 habitaciones que uno de 500 habitaciones o más, en ambos casos no es necesario utilizar todos los módulos y la parametrización podría hacer algunas funciones automáticas ajustándose a la operación real de cada hotel.

Un PMS para los tiempos actuales

Existen diversas ideas sobre lo que debe o no incluir un Sistema PMS, lo único cierto es que hay gente escribiendo acerca de esto con muy buenos deseos de informar pero desafortunadamente con poca claridad sobre la necesidad real de la industria hotelera y tecnológica.

Con base en nuestra experiencia, podemos decir que no es correcto describir el sistema PMS ideal para la industria porque la industria misma muchas veces no sabe lo que requiere, en algunos casos aunque lo saben no están dispuestos a invertir en ello y en otros casos se da una mezcla de recomendaciones por “expertos” más los requerimientos existentes que crean falsas expectativas “inflando” la percepción que quieren obtener, imposibilitando la toma de decisión respecto a la adquisición de uno u otro sistema; dejando a los accionistas confundidos.

Para quienes hemos trabajado dentro de la hotelería sabemos que cuando se van a realizar adquisiciones de bienes materiales como equipos de cocina, camas, televisores y demás bienes materiales, siempre se cuenta con fichas técnicas de información, calidad de materiales, medidas y otras características que permiten analizar las diferentes ofertas para tomar una decisión.

No obstante, en el caso de los sistemas no es común recopilar y comparar las fichas técnicas de la soluciones en TI.

Sin generalizar, en la mayoría de los casos surgen las necesidades desde un departamento, por ejemplo, al jefe de Reservaciones o de Ventas alguien le mostró una App móvil y si le pareció buena la adquiere sin evaluar que haya una integración con el sistema del hotel lo más transparentemente posible, desafortunadamente cuando se habla de interfaces se tiene la percepción que se pueden hacer como quien quien prepara una limonada, sin considerar los derechos de autor, tiempos de trabajo y factibilidad de interconexión.

Al final de este ejemplo, la App móvil para Reservaciones termina siendo una aplicación desacoplada del sistema central que sólo envía correos electrónicos para ingresar manualmente la reservación al sistema (retrabajos), cuando con un buen análisis se puede adquirir una App móvil que integre y sistematice las reservaciones, hoy día la venta online se puede automatizar al 100% creando una ventana de venta 24/7 sin intervención humana.

Siguiendo la misma idea, hemos visto en otros países que algunos hoteleros, sin el conocimiento técnico, sólo aceptan cualquier aplicación por “Recomendación” o “por que lo vió en otro hotel” o lo “escuchó en una conferencia” es decir, muchas veces la decisión es sólo por moda sin buscar una sistematización, integración y automatización, características que en el largo plazo crearán una diferenciación y eficiencia competitiva.

Hay que ser cuidadoso

Ante tales decisiones por moda o recomendación sólo se deja ver que la falta de información y conocimiento de TI genera confusión en la evaluación. Por ejemplo en esencia diferentes sistemas buscarán resolver el mismo proceso operativo pero la visión de integración, sistematización y el uso de tecnologías de última generación harán una diferencia a largo plazo.

Las las tecnologías web están de moda, pero no todas son una solución integral y no todas tienen la capacidad de operación de gran volumen. Así mismo las empresas de software no son claras en sus capacidades de demanda, resguardo de datos e infraestructura de seguridad.

Junto con esto tampoco se ve con claridad el apoyo de soporte y consultoría para garantizar una operación segura, limpia y eficaz de cara al cliente.

En la continuación de este artículo hablaremos de porqué un Sistema PMS ha evolucionado para transformarse en un ERP donde toda la operación y gestión de un hotel pueda ser dirigido y controlado desde una sola plataforma.

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