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Sistematización y Sistema ERP (2 de 3)

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Razones para la Implementación de un Sistema ERP (2 de 3)

Sistematización de Procesos

En esta segunda entrega sobre Sistematización de Procesos, vamos a abordar cómo se relacionan la Sistematización y Sistema ERP.

Para algunas personas resulta confuso el concepto Sistematización y Sistema ERP lo cual se empeora cuando además, se confunde con Computación, que, aunque ambos están directamente relacionados no son lo mismo, ya que la computación sólo implica el uso de ordenadores electrónicos para realizar algún trabajo de oficina (en este caso). La Sistematización, en cambio, obliga al uso de ordenadores pero con soluciones de software vertical u horizontal (desarrollado para un tipo de industria o parametrizable para otro tipo de industrias) que ayudará en diferentes procesos de la empresa, tanto operativos como administrativos.

La Sistematización tiene que ver con un orden cronológico (sistemático) de los procesos y aquí es donde la solución a implementar puede ser más rápida, por un lado, una solución de software ERP vertical, ya contiene la definición de procesos internos que se traducen en la capacitación de aprendizaje de uso del sistema.

Este tipo de Sistema ERP produce información “en serie” donde cada departamento tiene un procedimiento optimizado, es decir, ordenado paso a paso y en paralelo con otros procedimientos departamentales que trabajan de forma simultánea, permitiéndoles generar información en tiempo real que será reutilizada en otras áreas y procedimientos posteriores, toma de decisiones y evaluación del desempeño del negocio.

Todos los departamentos operativos estarán generando información paralelamente, alimentando con información a departamentos administrativos (almacenes, compras, proveedores, cuentas por cobrar, tesorería, activo fijo), convirtiendo la Contabilidad en la receptora de la información para la generación de estados de resultados y el cumplimiento de obligaciones fiscales.

Por otro lado, toda esa información operativa y administrativa se encuentra disponible para revisión, control y análisis de la operación y la gestión, esto sin distraer a gerentes y supervisores para realizar reportes, ya que estos también son generados automáticamente desde el origen de la información.

En contra posición, y continuando con el planteamiento inicial del la primera parte de este artículo, el cual puedes leer siguiendo este enlace, una consultoría (interna o externa) sin visión de sistematización tiene que ir a prueba y error, tratando de identificar las verdades de las mentiras para hacer recomendaciones lo más apegadas a la realidad (pero siempre con incertidumbre), lo cual se convertirá en un trabajo titánico y difícil para mantener en el largo plazo sobre todo por la salida y entrada de nuevo personal.

Porque la importancia de una optimización operativa y administrativa radica en la sustentabilidad en el tiempo y que sea replicable de forma natural y como parte de la sistematización con la entrada de nuevo personal.

Sistematización Con Software ERP Sin Software ERP
Definición de procesos Automático, los procesos son consistentes con un solo objetivo: optimización Definición manual con retroalimentación del personal, gran probabilidad de error.
Integración con otros departamentos Automático, toda la información puede ser reutilizada Dependencia de otros departamentos, genera cotos de poder.
Veracidad de la información Automático, la información se guarda tal como se generó en el origen, eliminando errores humanos La información requiere revisión manual y transcripción incrementando la probabilidad de errores humanos
Elaboración de reportes Automático Manual sin formato predefinido
Verificación de datos / Fórmulas Los datos se generan en la operación Manual, con alta posibilidad de error humano
Consistencia en tiempos de entrega Siempre disponible en cualquier lugar y dispositivos móviles Inconsistencia de tiempo, dependencia de la aplicación en que se generó el informe
Organización y distribución de informes Siempre disponible y actualizado en tiempo real, no requiere distribución manual, se puede consultar siempre que se requiera Inconsistencia en tiempos de distribución y posibles fallas de entrega
Tiempos adicionales para ajustes de formato e impresión Automático los reportes se generan al momento de la consulta Pérdida de tiempo, inconsistencia y necesidad de aprendizaje de otras herramientas no acopladas al sistema central
Conclusión Información disponible siempre y en cualquier lugar, ahorro de tiempos de trabajo Consumo de tiempo de trabajo, alta probabilidad de error y pérdida de eficiencia

Empresas de consultoría empresarial están cada vez más convencidas que el trabajo que realizan debe tener una base tecnológica para alcanzar el éxito y mantenerlo en el tiempo, por eso estas empresas consultoras buscan aliarse con empresas de software que puedan garantizar los objetivos.

Las empresas de consultoría que no tengan como objetivo aterrizar procedimientos empresariales en un Software o Sistema ERP, están perdiendo competitividad al no estar creando soluciones de largo plazo.

En Novohit utilizamos la experiencia acumulada en casos de éxito, más la experiencia de nuestros consultores en operación y administración en empresas similares lo que favorece el proceso de implementación, sistematización e integración operativa y administrativa.

Nuestras soluciones abarcan las industrias de la Hotelería, Restaurantes y Distribuidores, nuestro Software ERP cumple con estas y otras características a las mencionadas.

El próximo mes estaremos concluyendo con la tercera parte de este artículo que esperamos sea de tu interés, si es así compártelo en tus redes sociales.

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